GDPR -tiedote ja Grannenfelt Finance Oy:n tietosuojaseloste

GDPR (General Data Protection Regulation) on EU:n uusi tietosuoja-asetus. Asetuksessa määritellään millä tavoin yritysten tulee käsitellä ja tallentaa henkilötietoja. Asetus koskee kaikkia EU-maita, ja se vahvistaa yksityishenkilöiden omien tietojensa hallintaa.

Grannenfelt Finance noudattaa 25.5.2018 voimaan tulevaa Euroopan tietosuoja-asetusta asiakkaidensa henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä. Ohessa voit lukea rekisteri- ja tietosuojaselosteemme.

****************************************************************************************
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Grannenfelt Finance Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018. Viimeisin muutos 24.05.2018.

1. Rekisterinpitäjä
Grannenfelt Finance Oy
Kaisaniemenkatu 1 Ba
00100 Helsinki
y-tunnus: 2728158-6
www.grannenfeltfinance.fi


2. Rekisterin nimi
• Yrityksen asiakasrekisteri
• Sidosryhmärekisteri
• Työntekijärekisteri

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

• Yritysasiakasrekisteri perustuu sanalliseen tai kirjalliseen sopimukseen sekä molemminpuoliseen tietoisuuteen ja yhteisymmärrykseen. Säilytämme kyseiset yritysten yhteishenkilöiden yhteystiedot asiakassuhteen ylläpitämistä varten.

• Sidosryhmärekisteri: Rekisterin ylläpito perustuu yritysten/henkilöiden yhteiseen tietoiseen suostumukseen, sopimukseen tai julkiseen lähteeseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa molemminpuolinen liiketoiminta.

• Henkilökuntarekisteri perustuu oikeutettuun etuun (työsuhde).

Mitään tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä niitä välitetä toisille osapuolille ilman rekisteröidyn hyväksyntää ja ymmärrystä.

4. Rekisterin tietosisältö
Rekistereihin tallennettavia tietoja ovat:

• Asiakasrekisteri:
o Yritysasiakkaan nimi, yrityksen yhteyshenkilön nimi, yhteishenkilön yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, postiosoite, yrityksen www-sivuston osoite), yrityksen laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

• Sidosryhmärekisteri:
o Sidosryhmätahon yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, postiosoite, yrityksen www-sivuston osoite), tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Yksityishenkilöistä tallennamme rekisteriin vain yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti).

• Työntekijärekisteri:
o Työntekijän nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, postiosoite), sosiaalisen median linkit ja muut pakolliset työsuhteen vaatimat tiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta, sidosryhmätaholta tai henkilökunnalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas tai sidosryhmätaho luovuttaa tietojaan.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).